Det systematiska arbetsmiljöarbetet ger övergripande förutsättningar för hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas medan föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö mer i detalj anger vad som fordras och vilka förhållanden som eftersträvas. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är en ständigt pågående process där utgångspunkterna är att undersöka arbetsmiljön, bedöma risker, vidta åtgärder och därefter följa upp att åtgärderna också har haft avsedd effekt.
För att det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas på ett effektivt sätt anger föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete att arbetsgivaren ska ge arbetstagare och skyddsombud möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet och att det ska finnas en uppgiftsfördelning som tydligt anger vem som ska göra vad. Av föreskrifterna framgår vidare att det ska finnas kunskaper för arbetsmiljöarbetet och rutiner– i förväg bestämda tillvägagångssätt som beskriver hur, när och av vem – för hur samtliga aktiviteter i arbetsmiljön ska genomföras.
I alla verksamheter ska det enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete tas fram en arbetsmiljöpolicy. Av policyn bör framgå vilken övergripande vision arbetsgivaren har för det långsiktiga arbetsmiljöarbetet – det vill säga hur arbetsgivare och arbetstagare önskar att förhållandena i arbetsmiljön ska se ut.
I föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö anges även krav om mål. Målen ska visa vägen och stödja insatser, som inte enbart handlar om att förebygga risker, utan som även bidrar till goda förhållanden och friska arbetsplatser. Tydliga gemensamma mål ger möjligheter till samverkan för att stärka och förbättra arbetsmiljön.
En bra utgångspunkt är att inventera förhållandena i arbetsmiljön. Utifrån nuläget kan sedan konkreta, mätbara och tidsatta aktiviteter tas fram. Det är viktigt att det går att bedöma när målen är uppnådda. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna också känner till dem. Målen ska dessutom dokumenteras om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten.
När det gäller uppgiftsfördelning och kunskaper preciserar föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö chefers och arbetsledares särskilda ansvar. För det fall tillräckliga kunskaper saknas i den egna verksamheten ska arbetsgivaren anlita sådan resurs externt, exempelvis företagshälsovården. Föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö preciserar även rutinerna inom några områden, såsom hanteringen av kränkande särbehandling.
Det bör även finnas en tydlig strategi eller plan för själva målarbetet som gör det möjligt att överblicka, genomföra, korrigera och mäta om målen har uppnåtts. Det är arbetsgivaren som har det yttersta ansvaret för att det finns mål, men samtliga arbetstagare ska få möjlighet att delta och diskutera. Naturligtvis är skyddsombuden betydelsefulla i detta arbete. Härutöver måste även alla i ledningen stå bakom målen för att detta arbete ska bli framgångsrikt.
Ytterligare en uppgift i det systematiska arbetsmiljöarbetet är att utreda orsaker till ohälsa, olycksfall och tillbud i arbetsmiljön för att kunna förebygga att det upprepas. För att fånga upp och förmedla händelser av betydelse krävs det ett system för att rapportera och dokumentera tillbud och olyckor som inträffar i verksamheten. Sådana händelser kan vara alarmerande signaler om att arbetsmiljön behöver granskas närmare än vad som vanligtvis är fallet.
Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska följas upp åtminstone en gång om året. Avsikten härigenom är att slå vakt om att arbetsmiljöarbetet verkligen fungerar och faktiskt resulterar i en bättre arbetsmiljö för samtliga arbetstagare. En sådan uppföljning gör det möjligt att finna och korrigera brister och att överblicka och koordinera arbetsmiljöarbetet.
